Existe un tipo particular de fatiga en RR. HH. de la que nadie habla: no las conversaciones difíciles, no la presión del cumplimiento, sino la escritura. La descripción del puesto que ha reescrito cuatro veces porque sigue atrayendo a los candidatos equivocados. El correo electrónico de incorporación que debería ser simple, pero que de alguna manera lleva cuarenta y cinco minutos. La carta de rechazo que ha enviado cien veces, pero que aún abre una página en blanco cada vez que la necesita.

Estas son las tareas que consumen su semana en pequeños bocados. Y son exactamente el tipo de tareas que la IA maneja bien, si se le da la instrucción correcta.

Aquí hay cinco instrucciones de ChatGPT que los profesionales de RR. HH. usan regularmente. Cada una es lo suficientemente específica como para darle algo utilizable en el primer intento, no una plantilla genérica que tenga que renovar por completo antes de que sea seguro enviarla.

Instrucción 1: Escriba una descripción del puesto que atraiga a los candidatos adecuados

El problema con la mayoría de las descripciones de puestos generadas por IA no es el formato, es que son demasiado genéricas para filtrar a los solicitantes de manera efectiva. Una instrucción que especifica el trabajo diario real, la estructura del equipo y una o dos cosas que harían que un candidato se autoexcluyera produce un resultado mucho más útil que pedir "una descripción del puesto para un gerente de marketing".

La instrucción:

Escriba una descripción del puesto para un [título del puesto] en una [tipo/tamaño de empresa].
Este puesto reporta a [título del gerente] y trabaja en estrecha colaboración con [equipo/departamento].
Las responsabilidades diarias incluyen [2-3 tareas específicas].
No somos una buena opción para los candidatos que [un factor excluyente específico].
Nuestro equipo valora [1-2 aspectos culturales específicos].
Tono: directo, sin jerga corporativa.
Longitud: menos de 400 palabras.

Cuándo usarla: Cualquier nueva apertura de puesto, o cuando una descripción de puesto existente no está atrayendo al grupo adecuado. Dedique tres minutos a completar los corchetes y tendrá un primer borrador que vale la pena refinar en lugar de reemplazar.

Instrucción 2: Genere preguntas de entrevista que coincidan con el puesto

Las preguntas de entrevista genéricas, "hábleme de un desafío que haya superado", obtienen respuestas genéricas. Las preguntas específicas del puesto, vinculadas a situaciones reales que el candidato enfrentará, le dan mucha más información. El truco es decirle a la IA qué situaciones implica realmente el puesto, no solo el título del puesto.

La instrucción:

Escriba 8 preguntas de entrevista para un puesto de [título del puesto].
La persona en este puesto deberá [desafío o habilidad específica].
Trabajará regularmente con [interesados/herramientas/situaciones].
Incluya una combinación de: 2 preguntas de comportamiento, 2 preguntas situacionales, 2 preguntas de competencia específicas del puesto y 2 preguntas que revelen cómo trabajan de forma independiente.
Omita las preguntas sobre planes a cinco años.

Cuándo usarla: Antes de cada ronda de entrevistas. Lleva dos minutos. Dejará de hacer las mismas cinco preguntas a cada candidato.

Instrucción 3: Escriba un correo electrónico de incorporación para la primera semana de un nuevo empleado

El correo electrónico de la primera semana establece el tono para toda la relación laboral, y sin embargo, a menudo se redacta cinco minutos antes de que el nuevo empleado comience. Un buen correo electrónico de incorporación es cálido sin ser excesivamente entusiasta, práctico sin ser abrumador y le da a la persona la información justa para presentarse el primer día sin ansiedad.

La instrucción:

Escriba un correo electrónico de incorporación para un nuevo [título del puesto] que se une a nuestro equipo el [fecha de inicio].
Incluya: una cálida bienvenida que no suene corporativa, una breve descripción de cómo será su primera semana (reuniones, a quién conocer, qué revisar), una o dos cosas que hacer antes del primer día (si las hay) y a quién contactar si tienen preguntas.
Tono: amigable y humano.
Evite: signos de exclamación, frases como "encantados de tenerle" o listas de valores de la empresa.

Cuándo usarla: Cualquier nuevo empleado, cualquier puesto. Ajuste los detalles cada vez. La estructura se mantiene igual.

Instrucción 4: Redacte un lenguaje de evaluación de desempeño que sea realmente útil

Las evaluaciones de desempeño tienen un problema de redacción. Los gerentes escriben con vagos positivos ("gran jugador de equipo, comunicador fuerte") que no significan nada, o evitan decir lo difícil porque no saben cómo expresarlo de manera justa. La IA maneja la brecha de redacción: puede convertir una observación aproximada en un lenguaje específico, medido y justo, pero necesita que usted le proporcione la sustancia real.

La instrucción:

Ayúdeme a redactar el lenguaje de la evaluación de desempeño para un empleado en un [rol].
Este trimestre [logro o comportamiento específico: qué sucedió, cuál fue el resultado].
Un área de desarrollo es [brecha o patrón específico].
Tono: directo, constructivo, no suavizado hasta el punto de ser poco claro.
Escriba dos versiones: una para un documento de revisión formal y otra para un control conversacional.

Cuándo usarla: Temporada de revisiones, o en cualquier momento que necesite documentar el desempeño por escrito. Suministre los detalles reales, la IA se encarga del lenguaje.

Instrucción 5: Escriba un correo electrónico de rechazo que no queme puentes

Los correos electrónicos de rechazo son un punto de contacto reputacional que la mayoría de las empresas manejan mal. Una carta modelo que claramente se envió a cincuenta personas, o peor aún, ignorarlos por completo, deja a los candidatos con una impresión negativa de su marca que compartirán. Un rechazo bien redactado es breve, lo suficientemente específico como para sentirse personal y cierra la puerta sin dar un portazo.

La instrucción:

Escriba un correo electrónico de rechazo para un candidato que solicitó un [puesto].
Llegó a [etapa: entrevista telefónica / primera entrevista / ronda final].
La razón por la que no avanzamos es [razón breve y honesta: no encaja en este puesto específico / elegimos a alguien con más experiencia en X / estamos pausando la contratación].
Tono: respetuoso, humano, breve.
Sin frases corporativas. Deje la puerta abierta para futuros puestos si es apropiado. Menos de 150 palabras.

Cuándo usarla: Cada candidato que no contrate. Lleva cuarenta segundos por correo electrónico. Vale la pena.

El tiempo detrás de estas instrucciones

Cada una de estas instrucciones sigue la misma lógica subyacente: dé a la IA la situación específica, no solo la categoría. "Escriba una descripción de puesto" produce una plantilla. "Escriba una descripción de puesto para un gerente de éxito del cliente en una empresa SaaS de 20 personas que se encargará de las renovaciones y reportará al vicepresidente de Ingresos" produce algo que realmente puede usar.

Si trabaja en RR. HH. y se encuentra escribiendo variaciones de estos documentos repetidamente, un paquete de instrucciones diseñado específicamente para equipos de RR. HH. y reclutamiento le proporciona una biblioteca preestructurada para toda la gama de tareas, no solo estas cinco. Cada instrucción está diseñada para tomar sus especificidades y producir algo que usted enviaría.

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